Kasy Fiskalne – Jaką Wybrać? Kompletny poradnik na 2018 rok

Niegdyś kasy fiskalne kojarzyły się wyłącznie ze sklepami. Przepisy ustawy jednak się zmieniły zwiększając obowiązek posiadania takiego urządzenia wśród różnych przedsiębiorstw i stały się one dość powszechne. Istnieje wiele ich rodzajów, przeznaczeń oraz obowiązków związanych z posiadaniem i użytkowaniem kasy fiskalnej. Sprawdzimy, jakie panują uwarunkowania prawne dotyczące posiadania kasy fiskalnej, jakie ich rodzaje możemy spotkać oraz, które najlepiej zdadzą egzamin w konkretnym typie prowadzonej działalności.

Czym jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to dość powszechnie używany termin, który występuje także pod nazwą kasy rejestrującej. Jest to specjalistyczne urządzenie, którego przeznaczeniem jest dokonywanie rejestracji i archiwizowanie wszelkich operacji związanych z obrotem, a tym samym naliczeniem i wskazaniem kwoty należnego podatku dochodowego, jaki powinien być odprowadzony przez przedsiębiorcę. Urządzenia te pracują w oparciu o własną pamięć fiskalną, która bazuje na technologii OTP – one time programming. Jest to kostka ROM, która nie posiada okienka kwarcowego, a tym samym nie ma możliwości wymazania zapisu przez poddanie produktu na działanie promieniowania UV, jak to jest w przypadku pamięci EPROM. OTP charakteryzuje jednokrotna możliwość dokonania zapisu. Kończenie doby oznacza podsumowanie transakcji i zarchiwizowanie informacji dotyczących wszystkich kwot netto, należnego podatku VAT oraz podatku dochodowego. Każda kasa jest także urządzeniem unikalnym i przypisanym do danej działalności gospodarczej. Posiada ona bowiem swój własny, unikatowy numer, który stanowi sposób identyfikacji danego urządzenia. Musi ona także spełniać wymogi dotyczące budowy i elementów, z których się składa. Są one ściśle wyznaczone przez regulacje sporządzone przez Ministerstwo Finansów. Kasy fiskalne muszą posiadać odpowiednie oprogramowanie, funkcje i części. Przede wszystkim jednak, muszą posiadać wbudowaną drukarkę, która umożliwia wydruk paragonu, jaki powinien otrzymać klient. Może to być drukarka igłowa, która jest głośna, ale w zamian zapewnia wyjątkową trwałość druku, co jest bardzo praktycznym rozwiązaniem w przypadku konieczności przechowywania odpowiednich dokumentów w postaci rolek kontrolnych, związanym z wymogami wynikającymi z prawa podatkowego. Drugi rodzaj możliwej drukarki zastosowanej w kasach fiskalnych to urządzenia termiczne. To, co je najbardziej wyróżnia od drukarek igłowych, to nowoczesny, w pełni cichy i szybki sposób pracy. Profesjonalizm przeprowadzania wydruku nie idzie niestety jednak w parze z trwałością. Druk się szybko wyciera i blaknie. Żeby zachować jego trwałość należy rolki przechowywać w specjalnych termicznych warunkach. Kasy fiskalne mogą posiadać funkcję dokonywania elektronicznego zapisu kopii zapasowej, wtedy drukowany jest tylko odcinek paragonu dla klienta. Urządzenia, które nie posiadają takiej możliwości drukują dwie wersje paragonu, pierwsza wydawana jest klientowi, druga stanowi dokument kontrolny, który należy archiwizować. Należy również pamiętać o ważnej kwestii jaką jest serwis kasy fiskalnej

Przepisy dotyczące kasy fiskalnej – kto musi ją mieć?

Przepisy prawne regulujące konieczność posiadania kasy fiskalnej oraz sposobu jej prowadzenia zmieniały się niejednokrotnie. Najnowsza ustawa weszła w życie z dniem 01.01.2018 i stanowi aktualny wymóg dotyczący wprowadzenia takiego urządzenia. Zgodnie z treścią ustawy, obowiązkiem posiadania i prowadzenia kasy fiskalnej objęci są wszyscy podatnicy, którzy w wyniku prowadzonej działalności dokonują sprzedaży na rzecz osób o statusie fizycznym, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej lub na rzecz rolników ryczałtowych. W praktyce oznacza to konieczność posiadania kasy rejestrującej przez bardzo szerokie grono przedsiębiorców. Ustawa wyróżnia grupy, które w szczególności nie podlegają zwolnieniu z obowiązku prowadzenia kasy fiskalnej. Są to przedsiębiorstwa, które zajmują się sprzedażą i dostawami gazu płynnego, silników spalinowych oraz części do nich, nadwozi samochodowych i innych pojazdów wyposażonych w napęd silnikowy, przyczep, naczep, kontenerów oraz części i akcesoriów do nich, sprzętu radiowego oraz telewizyjnego, sprzętu fotograficznego, produktów wytworzonych z metali szlachetnych, nośników danych, wyrobów tytoniowych i alkoholowych, paliw, wód toaletowych. Pod pojęciem sprzedaży ustawa rozumie także świadczenie usług. W szczególności obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej objęci są przedsiębiorcy, którzy zajmują się samochodowymi przewozami pasażerskimi, świadczą przewóz taksówkami, zajmują się naprawą pojazdów silnikowych, przeprowadzaniem badań i przeglądów technicznych, doradztwem podatkowym, usługami gastronomicznymi, opieką medyczną (z wyłączeniem osób niewidomych), usługami wulkanizacyjnymi, prowadzą działalność prawniczą, wykonują usługi fryzjerskie i kosmetyczne, prowadzą wydarzenia cyrkowe, pobierają opłaty za wstęp do parków rozrywki, wesołych miasteczek, dyskotek i sal tanecznych oraz prowadzą kantory.

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Przepisy ustawy przewidują także sytuacje, które umożliwiają zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Jednak nie dotyczą one przedsiębiorców, którzy wykonują wyżej wymienione usługi. Zwolnienie może przysługiwać firmom, które świadczą małą ilość usług lub osiągają niski próg obrotu. Instalowanie kasy rejestrującej nie jest obowiązkowe jeżeli w danym roku podatkowym przedsiębiorca nie przekroczy wysokości dwudziestu tysięcy obrotu. W takich przypadkach wystarczy wystawienie faktury VAT na wszystkie przeprowadzone transakcje. Jeżeli jednak warunki sprzedażowe się zmienią, a wysokość obrotu przekroczy dopuszczony limit, przedsiębiorca zobowiązany jest do zainstalowania takiej kasy w przeciągu dwóch miesięcy. Z obowiązku zwolnieni są także przedsiębiorcy z niektórych branż, do których należy zaliczyć świadczenie usług edukacyjnych, niektórych prawniczych, usług związanych z rolnictwem, telekomunikacją, utylizowaniem odpadów, usług finansowych, pocztowych czy noclegowych.

Rodzaje kas fiskalnych

Kasy fiskalne występują pod różnymi postaciami, a różnicuje je przede wszystkim przeznaczenie, funkcjonalność i praktyczność. Oczywiście,urządzenie musi być odpowiednio dobrane pod względem charakteru prowadzonej działalności. Wśród kas fiskalnych dostępnych na rynku można wyróżnić cztery typy. Są to mobilne kasy fiskalne, kasy jednostanowiskowe, systemowe oraz komputerowe. Wszystkie mają swoje zalety i odpowiednie przeznaczenie.

Czym są mobilne kasy fiskalne?

Mobilna kasa rejestrująca to nic innego jak przenośna kasa fiskalna. Z reguły są to niewielkie urządzenia, które przeznaczone są dla małych i średnich punktów sprzedaży oraz przedsiębiorstw, które oferują sprzedaż terenową, wymagającą stałego przemieszczania się pracownika i świadczenia usługi w różnych miejscach. Mobilne kasy fiskalne oferują możliwość zabrania ich ze sobą przez pracowników, którzy wyruszają w teren. Są to produkty o niewielkim rozmiarze i wadze, dzięki czemu bez trudu zmieszczą się do torebki czy nawet aktówki. Przenośna kasa fiskalna nie wymaga jakiegoś odmiennego sposobu przeprowadzenia formalności związanych z jej zainstalowaniem. Procedura przebiega tu według trybu standardowego. Przedsiębiorca decydujący się na stosowanie tego typu produktów zobowiązany jest zgłosić do Urzędu Skarbowego informację na temat ilości stosowanych kas oraz miejsca ich instalacji z wyraźnym dopiskiem, że chodzi o urządzenia przenośne. Następnym krokiem jest przeprowadzenie procesu fiskalizacji kasy oraz zgłoszenia faktu dokonania tego w ciągu siedmiu dni do Urzędu Skarbowego. W efekcie tych czynności zostanie przyznany unikatowy numer ewidencyjny. Od tego momentu można używać kasy mobilnej w dowolnym miejscu, bez konieczności powiadamiania Urzędu o różnych lokalizacjach dokonywanych przez urządzenie operacji. Teoretycznie, każda kasa może być użytkowana jako produkt mobilny, o ile tak zostanie zgłoszona w Urzędzie podczas wyrabiania numeru ewidencyjnego. Jeżeli zamierzamy jednak korzystać z niej w sposób przenośny, warto postawić na produkt sygnowany jako mobilny, który został tak zaprojektowany, by jego przemieszczanie się było możliwie jak najbardziej komfortowe dla użytkownika. Kasy mobilne mają specjalną budowę i kształt, co ułatwia ich łatwe przewożenie i przechowywanie w warunkach terenowych. Standardowe kasy o znacznie większym rozmiarze tracą na funkcjonalności i wygodzie.

Wybrane modele mobilnych kas

I. Jedną z bardziej popularnych przenośnych kas rejestrujących sprzedaż jest POSNET Mobile HS EJ. Swoją pozycję zawdzięcza niezwykle funkcjonalnej cesze. Jest to bowiem najmniejszy produkt dostępny na polskim rynku. Jeżeli przedsiębiorca potrzebuje wyjątkowo komfortowego urządzenia do transportu i przechowywania, nie znajdzie bardziej wygodnego modelu. Swoim wygląda przypomina nieco grubszy kalkulator. Wymiary tego urządzenia to 85,4 x 48,5 x 162,1 mm, a waga wraz z papierem to jedynie 455g. Dzięki tym parametrom, kasa nie tylko bez trudu zmieści się w każdej torebce, ale także w większości kieszeń marynarki czy nawet spodni. I to właśnie czyni ją niezwykle wygodną do pracy w terenie. Urządzenie posiada także wyjątkowo sprawną i wytrzymałą baterię, co znacznie zwiększa jego funkcjonalność. Informatyczny nośnik danych to karta 4GB microSD/microSDHC. Ceny tych modeli różne są w zależności od sklepu.

Posnet HS EJ - najmniejsza kasa fiskalna
Posnet HS EJ – najmniejsza kasa fiskalna na rynku

Nieco większą kasą jest model Aclas Kos E, który nie tylko równie dobrze sprawdzi się jako urządzenie mobilne, ale także jest o wiele tańsze. Ceny tego modelu zaczynają się już od 949 zł. Fakt ten czyni Aclas Kos E najbardziej ekonomicznym wyborem, a zarazem nietracącym na jakości i funkcjonalności. Wymiary tego urządzenia to 105 x 201 x 67 mm, a waga z papierem to 570 gramów. Godnym polecenia jest również model Posnet Ergo, który także cechuje się niewielkimi rozmiarami i lekkością, która umożliwia łatwe przenoszenie i przechowywanie produktu. Zapewnia bardzo wysoką jakość pracy, intuicyjność obsługi i zadowalającą jakość druku. Wyróżnia ją możliwość rozbudowania i posiadanie wydajnego akumulatora, który umożliwia długą pracę bez konieczności zasilania. Jest jednak nieco droższa. Wymiary tego produktu to 94 x 62 x 230 mm, a waga 600 gramów.

Posnet Ergo
Posnet Ergo z wytrzymałą obudową

Kasy systemowe

Systemowe kasy fiskalne stanowią urządzenia rozbudowane przeznaczone do pracy w całym systemie stworzonym z innych urządzeń, które odpowiadają za różne funkcje. Pracują one w jednym systemie sprzedaży wraz z innymi kasami i programami magazynowymi. Wyróżnia je olbrzymia funkcjonalność, która znacznie góruje nad prostymi kasami jednostanowiskowymi i mobilnymi. Kasy systemowe to urządzenia, które umożliwiają komunikację z serwerem zarządzającym, prowadzenie olbrzymiej bazy towarowej, która archiwizuje nawet do stu dwudziestu tysięcy towarów, obsługę dodatkowych funkcji związanych z dokonywaniem zakupów np. kart lojalnościowych, sprawdzi się także przy sprzedaży doładowań do telefonów komórkowych, czy regulowania zobowiązań związanych z rachunkami. Z racji olbrzymiej ilości funkcji, jakie potrafi pełnić tego typu kasa oraz pracy w rozbudowanym systemie, są to urządzenia dosyć duże, które raczej nie sprawdzą się w terenie, jako kasy przenośne. Jednak ich zastosowanie okaże się idealne w dużych sklepach i hipermarketach.

Bingo HS EJ
Niewielka kasa systemowa – Posnet Bingo HS EJ

Wybrane modele kas systemowych

Kasa fiskalna Posnet Neo XL EJ to urządzenie, które umożliwia zarządzanie bazą towarową do trzydziestu tysięcy produktów. Posiada wbudowaną funkcję elektronicznego archiwizowania kopii paragonów, dzięki czemu nie zachodzi konieczność ich wydruku w celu przechowywania do kontroli. Wbudowany port Ethernet umożliwia współpracę z systemem monitoringu i programem magazynowym. Komunikacja zdalna przy wykorzystaniu sieci możliwa jest bez przerywania pracy kasjera, co wpływa na duży komfort. Koszt tego produktu wynosi ok. 2212 zł. Nieco droższy model Novitus PS 4000 E, którego ceny oscylują w okolicach 2700 zł, stanowi urządzenie o wiele bardziej rozbudowane. Skupia w sobie wszystkie cechy wymienione przy poprzednim modelu, jednak możliwości Novitusa są o wiele większe. Wyróżnia tę kasę przede wszystkim limit bazy towarowej, który wynosi aż sześćdziesiąt tysięcy produktów, co stanowi podwójną wartość możliwości oferowanych przez wymieniony produkt Posnet. Posiada także dużo więcej dodatkowych funkcji jak np. możliwość ustalenia hasła dla karty SD czy możliwość zastosowania dodatkowego opisu produktu na paragonie.

Zakup kasy – istotne informacje

Omawiając aspekty, na które warto zwrócić uwagę podczas wyboru odpowiedniej kasy fiskalnej, należy na wstępie zaznaczyć, że zakup używanego urządzenia nie jest najlepszym rozwiązaniem. Jedynie pozornie może wydawać się ekonomicznym ruchem, który pozwoli na poczynienie oszczędności. W rzeczywistości, bardzo często jest posunięcie, na którym wcale nie zarobimy. Należy bowiem wiedzieć, że decydując się na używaną kasę fiskalną, decydujemy się również na utratę możliwości skorzystania z ulgi Urzędu Skarbowego, która może sięgać nawet kwoty siedmiuset złotych, a dodatkowo będziemy zmuszeni do przeprowadzenia wymiany modułu fiskalnego z przyporządkowanym do poprzedniego właściciela numerem NIP. Koszt takiej usługi wynosi kilkaset złotych. Gra nie jest zatem warta świeczki. Jeżeli z kolei postawimy na nowy sprzęt, możemy go zakupić jedynie u autoryzowanego sprzedawcy, który posiada stosowne pozwolenia.

Czym się kierować przy wyborze kasy?

Najważniejszym aspektem jest dopasowanie urządzenia do charakteru działalności i potrzeb z nim związanych. Cena i wygląd zewnętrzny nie są tu najważniejsze. W pierwszej kolejności warto sobie zadać pytanie czy urządzenie będzie wykorzystywane stacjonarnie w jednym punkcie, czy będzie przewożone. Jeżeli w grę wchodzi sprzedaż terenowa, najlepiej postawić na jak najmniejsze wymiary kasy, tak żeby jej przenoszenie nie stanowiło problemu. W przypadku sklepów małych i średnich, nie potrzeba inwestować w wielkie i rozbudowane kasy. Będą one zatem niezbędne w przypadku punktów sprzedaży, które operują olbrzymią ilością towarów i przeprowadzają dużo transakcji. W takim przypadku potrzebne będzie urządzenie, które współdziała z innymi kasami i programem magazynowym. Warto zwrócić uwagę na możliwość elektronicznego zapisywania kopii zapasowej paragonu i postawić na takie urządzenie, które tę funkcję posiada. Dzięki temu, przedsiębiorca zyskuje możliwość poczynienia oszczędności wynikającej z braku konieczności dublowania wydruku paragonu, którego kopie przedsiębiorca zobowiązany jest archiwizować do kontroli. Kasy wyposażone w elektroniczną możliwość zapisywania kopii paragonu, gromadzą je na kartach pamięci, które pozwalają gromadzić dane z wielu lat pracy nawet dużego hipermarketu. To zarówno oszczędność finansowe dzięki mniejszemu zużyciu papieru, jak i uwolnienie się od konieczności wygospodarowania miejsca na gromadzenie dokumentacji papierowej. Jeżeli kupujemy kasę, która posiada funkcję elektronicznego zapisu kopii paragonu, postawmy na urządzenie z drukarką termiczną. Jej praca jest o wiele szybsza i bardziej cicha, co z kolei buduje poczucie profesjonalizmu firmy. Druk jest mniej trwały i szybciej blaknie, ale jeżeli nie musimy magazynować papierowych kopii paragonu, nie stanowi to dla nas żadnego problemu.

Kontakt